Jak naprawić skutki wadliwego reprezentowania spółek

Reprezentowanie spółki rozumiane jako jej działanie w stosunkach zewnętrznych, podlega w myśl przepisów Kodeksu spółek handlowych większemu sformalizowaniu, niż to jest w odniesieniu do „prowadzenia spraw spółki”, rozumianych jako czynności faktyczne i organizacyjne związane z bieżącym funkcjonowaniem jej przedsiębiorstwa. I tak, o ile prawo prowadzenia spraw spółki przysługuje każdemu członkowi zarządu, to warunki reprezentowania spółki określane są w kodeksie formalnie, i wymagają rygorystycznego przestrzegania.

W przypadku zarządu wieloosobowego, działanie w imieniu spółki odbywa się na zasadach określonych w umowie spółki. Występują też sytuacje, gdy spółkę reprezentuje inny, niż zarząd organ, lub decyzji zarządu musi towarzyszyć zgoda innego organu.

Co na to kodeks spółek handlowych

Art. 205

§ 1 Jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeżeli umowa spółki nie zawiera żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem.

Art. 210

§ 1 W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Art. 228

pkt 4 Uchwały wspólników, poza innymi sprawami wymienionymi w niniejszym dziale lub umowie spółki, wymaga nabycie i zbycie nieruchomości, użytkowania wieczystego lub udziału w nieruchomości, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej.

Dolegliwe konsekwencje

W każdym z przypadków, gdy spółka działa w sposób odmienny od reguł określonych w K.s.h., naraża się na uznanie, że taka jej czynność nie wywołuje żadnych skutków prawnych i jest nieważna.

Taka sytuacja rodzi dla spółki dolegliwe konsekwencje, zwłaszcza, gdy błąd co do reprezentowania spółki został przeoczony przez obie strony umowy i umowa zdążyła wywołać między stronami skutki. Jest to sytuacja najczęstsza, ponieważ zwykle do stwierdzenia nieważności umowy dochodzi w związku ze sporem stron dotyczącym wykonania umowy. Gdy okazuje się, że wydanie towaru lub wykonanie usługi, lub dokonanie określonych płatności, nie miało, w związku z wadliwością umowy, podstawy prawnej, sytuacja taka dodatkowo komplikuje rozliczenia.

Co na to kodeks cywilny

Art. 405

Kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości.

Pozostaje naprawa

Przez wiele lat w orzecznictwie zdecydowanie dominowało przekonanie, że wadliwe działanie osoby prawnej, w tym spółki, nie może zostać naprawione. Często wydawało się to niezrozumiałe – w szczególności, gdy z zachowania spółki, która przy zawieraniu umowy była reprezentowana w formalnie niewłaściwy sposób, wynikało pełne zaakceptowanie faktu zawarcia umowy i jej skutków. Sądy rozpoznające spory były w ocenie takich sytuacji bezwzględne i bez przykładania wagi do wszelkich towarzyszących zawarciu i wykonywaniu umowy okoliczności, stwierdzały jej nieważność. Częste przypadki dotyczyły konsekwencji umów zawieranych przez spółki ze swoimi członkami zarządu bez specjalnego trybu określonego w art. 210 § 1 k.s.h. Szczególnie dolegliwe okazywały się sytuacje, gdy okazywało się, że spółka działała przez lata formalnie niewłaściwie z tej tylko (i aż) przyczyny, że przeoczono powtórzenie wyboru dotychczasowych członków zarządu na nową kadencję, bądź działano w przekonaniu, że w związku z brakiem zapisania w umowie spółki kadencyjności działania zarządu, nie ma potrzeby ponawiać wyboru jego członków.

Na kanwie orzeczenia SN z 14 września 2007 r. (III CZP 31/07) linia orzecznicza zaczęła się zmieniać. W rezultacie dopuszczone zostało stosowanie do czynności dokonanych wadliwie przez osoby działające jako organ spółki kapitałowej, przepisów Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie. Zgodnie z tymi regulacjami, gdy zawierająca umowę jako pełnomocnik osoba nie ma umocowania (tzw. fałszywy pełnomocnik) albo przekroczy jego zakres, czynność taka jest czynnością prawną niezupełną i może zostać potwierdzona przez spółkę, w której imieniu została zawarta.

Potwierdzenie czynności

Jakie są skutki takiej zmiany poglądów? Doniosłe, jako że u jej podstaw legło przekonanie, że zliberalizowanie podejścia do konsekwencji umowy zawartej wadliwie w imieniu spółki spowoduje korzyść dla obu jej stron, lepiej chroniąc ich interesy i zapobiegając niepewności co do ich relacji w przyszłości. Będzie tak, gdy zamiast eliminować umowę podpisaną niezgodnie z zasadami reprezentacji, umożliwi się spółce naprawienie błędu poprzez potwierdzenie dokonanej czynności na zasadach tożsamych z tymi, które pozwalają spółce zaakceptować działanie osoby, która podawała się za jej pełnomocnika nie mając do tego umocowania, lub przekroczyła jego zakres (art. 103 k.c.).

Co na to kodeks cywilny

Art. 103

§ 1 Jeżeli zawierający umowę jako pełnomocnik nie ma umocowania albo przekroczy jego zakres, ważność umowy zależy od jej potwierdzenia przez osobę, w której imieniu umowa została zawarta.

§ 2. Druga strona może wyznaczyć osobie, w której imieniu umowa została zawarta, odpowiedni termin do potwierdzenia umowy; staje się wolna po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu.

§ 3. W braku potwierdzenia ten, kto zawarł umowę w cudzym imieniu, obowiązany jest do zwrotu tego, co otrzymał od drugiej strony w wykonaniu umowy, oraz do naprawienia szkody, którą druga strona poniosła przez to, że zawarła umowę nie wiedząc o braku umocowania lub o przekroczeniu jego zakresu.

I tak, jak dotychczas Sąd Najwyższy co najmniej kilkukrotnie orzekał potwierdzając zdolność niewłaściwie reprezentowanej spółki do potwierdzenia swojej wadliwie podjętej wcześniej decyzji. Odnosiło się to do przypadków niezachowania odpowiedniej reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy z członkiem jej zarządu (wyrok SN z 2 lipca 2015 r., II PK 142/14), w tym także umowy o pracę (wyrok SN z 2 marca 2012 r., I UK 300/11).

W razie niezachowania odpowiedniej reprezentacji spółki przy zawieraniu umowy, wymagającej zgody wyrażonej w uchwale innego organu spółki, rady nadzorczej lub zgromadzenia wspólników potwierdzenie także jest możliwe, przy czym powinno ono nastąpić nie później, niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia powzięcia przez spółkę decyzji, i przybrać postać brakującej uchwały (art. 17 k.s.h.).

Zdaniem autora

Bartosz Świderski, radca prawny, wspólnik kancelarii Blumes, Skuza, Świderski s.c. we Wrocławiu

W praktyce w dalszym ciągu zdarzają się rozstrzygnięcia, w myśl których nienależyta reprezentacja spółki przy zawieraniu umowy powoduje jej automatyczną nieważność. Ważne, aby w takich sytuacjach mieć świadomość możliwości naprawienia popełnionego błędu, i uczynić to w stosownym terminie, składając drugiej stronie złożone zgodnie z określonymi umownie zasadami reprezentacji spółki, oświadczenie o potwierdzeniu zawartej umowy.